Adresaci:
Decydenci w Unii Europejskiej, osoby odpowiedzialne za organizację pracy placówek konsularnych.

Cel:
Usprawnienie działania unijnego systemu wizowego (monitoring stanowił jeden z elementów szerszego działania – projektu pt. Przyjazna Granica realizowanego od 2002 roku).

Metodologia:
W każdym z krajów objętych badaniem (Białoruś, Mołdawia, Ukraina, Rosja) zidentyfikowano placówki konsularne wybranych ośmiu krajów Unii Europejskiej (Belgii, Finlandii, Francji, Litwy, Niemiec, Polski, Republiki Czeskiej, Wielkiej Brytanii). Tylko w Rosji i na Ukrainie znajdowały się placówki wszystkich krajów, w Mołdawii możliwy był dostęp tylko do placówek Francji, Niemiec, Polski i Wielkiej Brytanii, a na Białorusi dodatkowo do tych ostatnich - Republiki Czeskiej i Litwy. W 2008 roku poszerzono grupę o Łotwę i Włochy, zrezygnowano natomiast z badania konsulatów belgijskich.

W każdym w krajów objętych badaniem wylosowano próbę osób ubiegających się o wizę do badania kwestionariuszem ankietowym. Jednocześnie w ramach każdego kraju ustalono próby dla kombinacji: system wizowy (np. polski) – gospodarz (np. Ukraina). Jako, że odsetek odrzuconych wniosków zależał bardziej od systemu np. francuski i brytyjski były najbardziej restrykcyjne (zwłaszcza wobec wnioskodawców indywidualnych, nie składających wniosków za pośrednictwem instytucji), niż od tego, w którym kraju prowadzono badanie, ostateczna wielkość próby zależała od przeciętnej liczby odrzuconych wniosków. Dokładna metodologia opisana jest w raporcie, w Aneksie 1. Ostatecznie wylosowana wielkość próby wynosiła około 1400 wywiadów, z czego zrealizowano założone 85% czyli ponad 1200 rozmów. W roku 2008 próba była nieco mniejsza i zrealizowana w 81%.

Wywiady prowadzone były według zestandaryzowanego kwestionariusza. Prowadzono je w październiku 2005 r., ponieważ liczba wniosków składanych w tym miesiącu jest bliska średniej miesięcznej liczbie wniosków dla całego roku (w jednym wypadku rozmowy prowadzono do połowy grudnia). W 2008 roku badania przeprowadzono w październiku i listopadzie.

Aby zapewnić prawidłowy dobór próby, wylosowano momenty w czasie, kiedy ankieter będzie podchodził do osób wychodzących z konsulatów. Dla każdego konsulatu momenty były ustalane indywidualnie. Ankieterzy zostali przeszkoleni w zakresie metodologii prowadzenia badań ankietowych i techniki prowadzenia wywiadów. W czasie szkoleń poddano testom rosyjską, ukraińską i rumuńską wersję językową kwestionariusza. We wszystkich siedzibach konsulatów prowadzone były wyrywkowe kontrole zespołu ankieterów.

Dodatkowym działaniem było przeprowadzenie pogłębionych rozmów z osobami, którym odmówiono wizy i z pracownikami konsulatów.

Przeprowadzono też wizje lokalne za pośrednictwem lokalnych organizacji – partnerów projektu. Zbierano informacje dotyczące lokalizacji wyjść, rozstawienia pracowników ochrony, liczby okienek obsługujących interesantów, zaobserwowano co dzieje się poza terenem konsulatów – informacje z wizji lokalnych dostępne są w Aneksie 2 do Raportu.

Wyniki:

Monitoring z 2005 r. był pierwszym tak kompleksowym działaniem analizującym politykę wizową różnych krajów Unii Europejskiej względem obywatelek i obywateli z krajów sąsiadujących z UE na Wschodzie. Posłużył on do stworzenia szeregu rekomendacji, które przedstawiano w kampanii prowadzonej na forum unijnym na rzecz wprowadzania przyjaznych rozwiązań wizowych wobec wschodnich sąsiadów Unii Europejskiej. W 2008 r. sprawdzono czy sytuacja w konsulatach zmieniła się. Poza tym, pojawiły się nowe okoliczności, które znacznie wpłynęły na sytuację osób aplikujących o wizy - nowe kraje członkowskie Unii Europejskiej przystąpiły do strefy Schengen. W maju 2009 roku, organizacje pozarządowe z krajów Grupy Wyszehradzkiej (Czechy, Polska, Słowacja, Węgry), na podstawie przygotowanego materiału z monitoringu zaczęły przygotowania do wspólnego działania na rzecz zmiany, w nawiązaniu do Partnerstwa Wschodniego i perspektywy polskiej prezydencji w Radzie Unii Europejskiej.

Rekomendacje:

W 2005 r. stwierdzono, że na postrzeganie przystępności procedury duży wpływ ma postawa pracowników konsulatów. W związku z tym państwa członkowskie Unii Europejskiej powinny dołożyć starań, aby osoby zatrudniane w konsulatach dobrze znały przepisy oraz charakteryzowały się wysoką kulturą osobistą i umiejętnościami interpersonalnymi. Szkolenia dotyczące profesjonalnej obsługi klienta powinny objąć nie tylko pracowników służby konsularnej, ale także pracowników ochrony i osoby pierwszego kontaktu. Jak wykazały wyniki badania w 2008 r., w tej kwestii nastąpiły spore zmiany w konsulatach, jednak głównie tych krajów, które już były w Schengen w 2005 r. oraz w konsulacie Wielkiej Brytanii.

Konieczne jest przygotowanie wyczerpującej informacji dla starających się o wizy oraz udostępnienie jej poprzez różne kanały informowania. Zaleca się poszerzenie dostępności formularzy aplikacyjnych (tablice na zewnątrz konsulatu, ulotki, telefon, Internet). Korzystne byłoby też stworzenie okienka informacyjnego na zewnątrz konsulatu. Analizując  przypadki nowych członków Schengen, w 2008 roku w wielu wypadkach nastąpiło pogorszenie sytuacji.

Rekomendowane byłoby ujednolicenie procedury krajów układu Schengen i stworzenie możliwie krótkiej listy dokumentów koniecznych przy ubieganiu się o wizę (wydaje się, że wymóg dostarczania dokumentów takich jak prawo do nieruchomości w miejscu zamieszkania, potwierdzenie dochodów osób zapraszających czy zgoda uniwersytetu na wyjazd jego studenta za granicę są przesadą). Rozmowa osobista nie powinna być stosowana we wszystkich wypadkach, a jedynie w wątpliwych. W 2008 roku liczba wywiadów zmniejszyła się, ale też często zadawano nadmiernie osobiste pytania.

Konieczne jest wzięcie przez konsulaty odpowiedzialności za to, co dzieje się przed właściwym rozpoczęciem procedury (sposoby zdobywania wniosków, kolejki i konieczność stawiania się codziennie by nie stracić miejsca, płacenie dodatkowych opłat wyspecjalizowanym agencjom). Należy wprowadzić rozwiązania umożliwiające złożenie dokumentów w dogodnym dla wnioskodawcy czasie bez czekania w kolejce (umówienie telefoniczne, za pośrednictwem Internetu lub urządzeń elektronicznych znajdujących się na zewnątrz konsulatu). Jak się okazało w 2008 roku, wiele takich rozwiązań wprowadzono, ale organizacyjnie nie zawsze okazały się one ułatwieniem.

Ważne jest również skrócenie całej procedury i ograniczenie liczby wizyt w konsulacie (czasami, aby uzyskać wizę, aplikujący musieli kilkakrotnie jeździć kilkaset kilometrów, aby przywieźć dokumenty, o których braku informowano ich na miejscu). Jeżeli zaistnieje konieczność uzupełnienia dokumentów, powinno to być możliwe pocztą lub drogą elektroniczną. Jak pokazało badanie, procedura w wypadku nowych krajów strefy Schengen stała się bardziej uciążliwa, w wielu wypadkach liczba wizyt wzrosła. Co ważne jednak, nie wydaje się to związane jedynie z nowym systemem, lecz głównie ze sposobem informowania.

Warto też przemyśleć stosowanie uproszczonych procedur wobec osób, które nie naruszyły przepisów wizowych i ubiegają się o kolejną wizę w okresie około 3 lat. Rutynowo wobec osób niekaranych, które często wyjeżdżają do Unii Europejskiej, powinny być wydawane długoterminowe wizy wielokrotnego przekraczania granicy.

Bezwzględnie należy wyeliminować praktykę zobowiązującą wnioskodawców do meldowania się w konsulacie po powrocie do kraju.

Rekomenduje się wprowadzenie obowiązku uzasadniania decyzji o odmowie przyznania wizy i możliwości odwołania od tej decyzji.

Zalecane jest zmierzanie w kierunku umożliwiania otrzymywania wizy w konsulacie dowolnego kraju Unii Europejskiej, najbliższego kraju zamieszkania, niezależnie od tego czy jest to przedstawicielstwo kraju docelowego wnioskodawcy. W 2005 roku była to kwestia sporadycznych umów bilateralnych, a powinna - zdaniem monitorujących organizacji - stać się częścią standardów Schengen. Wynikało to z faktu, że niektórzy wnioskodawcy musieli przebyć bardzo duże odległości w celu otrzymania wizy. W najgorszej sytuacji byli Mołdawianie, po wizy wielu europejskich krajów musieli udawać się do Bukaresztu – 440 km od Kiszyniowa, Budapesztu – 1000 km, Kijowa – 470 km lub nawet Moskwy – 1400 km). W 2008 roku w Kiszyniowie funkcjonowało Wspólne Centrum Aplikowania o Wizy dla 7 krajów UE i Islandii.

Rekomendacje stworzono w formie zbiorczej, jednak poszczególne systemy i sytuacje w krajach gospodarzach znacznie się różniły, dlatego niektóre z nich nie są adekwatne w każdym wypadku.

Raport z 2005 roku dostępny jest poniżej. Raport z 2008 roku przygotowano tylko w języku angielskim. Dostępny jest tutaj.